Traducción de la nota: https://zapier.com/blog/agile-method-prioritization/

Trabajé como propietario de un producto durante dos años antes de que finalmente me diera cuenta del valor de la priorización ágil: el proceso de clasificar los elementos en una lista de cosas por hacer de mayor a menor importancia. Irónicamente, no estaba en el trabajo cuando los beneficios se aclararon. Sucedió mientras planeaba mi boda.

Un mes antes del gran día, me senté en el porche con mi prometido y revisamos nuestra larga lista de cosas por hacer. Estábamos paralizados por la longitud de la lista en comparación con la cantidad de tiempo que queda para completar las tareas. No pudimos decidir en qué debíamos trabajar, así que no pudimos hacer nada.

Finalmente, mi prometido, otro propietario de producto, sugirió que prioricemos la lista. Gruñí y rodé los ojos, pero su sugerencia era mejor que el estrés de no hacer nada.

Desde ese día hasta el día de nuestra boda, logramos levantarnos todos los días, hacer el trabajo y centrarnos en las tareas más críticas. Nuestra boda perfecta fue el resultado directo de priorizar nuestra lista de tareas pendientes.

He utilizado Agile Priorization en el trabajo para lanzar seis proyectos principales, y lo he usado en mi vida personal para planear una boda y mudarme a todo el país. Si está buscando una manera de lograr más y sentirse más realizado, tómese el tiempo para conocer los conceptos básicos de la priorización Ágil.

Una breve introducción a Agile

Agile fue creado en 2001 por un grupo de líderes en desarrollo de software que intentaba resolver uno de los mayores problemas de la industria: el hecho de que nunca hay suficiente tiempo y presupuesto para completar todos los requisitos del proyecto.

Antes de la metodología ágil (Agile), la mayoría de los equipos de desarrollo siguieron el modelo en cascada. En este modelo, una empresa brinda a su equipo de desarrollo un conjunto largo y complejo de requisitos y espera que todas las solicitudes se completen a tiempo y dentro del presupuesto asignado. El tiempo, el alcance y el presupuesto son todos fijos.

Agile dice que un plan realista requiere que una de esas piezas sea flexible. En general, el elemento flexible en Agile es el alcance. Un propietario de producto, un representante del lado comercial de las cosas que prioriza los requisitos del proyecto, trabaja con el equipo de desarrollo para comprender qué cantidad de alcance se puede entregar dentro de un marco de tiempo fijo y con un presupuesto fijo.

El propietario del producto puede tener 100 requisitos, pero el equipo de desarrollo solo podrá completar 10, dado el tiempo y las limitaciones presupuestarias. El trabajo del propietario del producto es elegir los 10 requisitos más importantes (priorizar los requisitos) para asegurarse de que se entregue un producto liberable al final, y el producto entregado tiene todas las características más importantes.

Priorización básica ágil

Ya sea que se trate de un plan para remodelar su cocina o los requisitos para desarrollar un sitio web grande, la mayoría de los proyectos tienen múltiples tareas que deben completarse dentro de un determinado marco de tiempo y presupuesto. Agile dice que la mejor manera de lograr esto es crear una lista clasificada de prioridades.

Prioridad clasificada significa que si tiene una lista de 10 tareas, cada tarea obtiene un número entre 1 y 10. Dos tareas distintas no pueden tener prioridad uno. Una debe tener prioridad uno, y la otra prioridad dos.

Aquí hay un ejemplo:

Es una naturaleza humana pensar que cada tarea en una lista es crucial. Pero la priorización relativa te obliga a comparar cada tarea con todas las demás para determinar qué tan importante es realmente. Esto facilita la identificación de fallas en el enfoque de todo es crucial.

Imagina que estás construyendo un sitio web de comercio electrónico. Le quedan dos tareas, pero solo el tiempo y el presupuesto suficientes para completar una. Configurar el carrito de compras para aceptar pagos o crear un blog. Desea ambos, pero aceptar pagos es la elección obvia. No puedes ganar dinero sin esa característica.

Fuera del contexto de priorización relativa, esa decisión es mucho más difícil. Como desea que se completen ambas tareas, se inclina a clasificar ambas con igual prioridad. Pero cuando se trata de elegir entre una tarea y otra, la decisión es simple.

Por supuesto, no siempre es tan sencillo. Digamos que las dos tareas restantes fueron «aceptar pagos de Visa» y «aceptar pagos de Mastercard». Si publica el sitio con solo uno, crea una experiencia de usuario terrible. En este escenario, es necesario llevar las cosas un paso más allá y agregar un nivel de criticidad a las tareas priorizadas.

Priorización Agile Intermedia

Un nivel de criticidad representa la importancia de una tarea específica para el proyecto en general. Volviendo al ejemplo de los pagos de Visa y Mastercard: dado que ambos no pueden ser prioritarios, se puede asignar un nivel de criticidad para mostrar que, independientemente de la prioridad, ambas características deben entregarse para tener un producto liberable.

Hay cuatro niveles de criticidad que se usan comúnmente en Agile:

• Crítico: las tareas críticas deben completarse. No están en debate porque son esenciales. Un ejemplo de una tarea crítica para una boda es tener un oficiante. Sin alguien que pueda realizar legalmente el matrimonio, no es realmente una boda.
• Alto: las tareas de alta prioridad son cosas que no son absolutamente críticas, pero son cosas que desea más que cualquier otra cosa en la lista. Para una boda, invitar a los invitados no es crítico. Puedes tener una boda sin invitados. Pero probablemente quieras invitar gente. Enviar las invitaciones, entonces, es una alta prioridad.
• Medio: Las tareas de prioridad media son cosas que todavía desea, pero que desea menos que las de prioridades más altas. Definitivamente podrías vivir sin ellos. Tener un DJ puede ser una prioridad media para una boda. En el peor de los casos, crea una lista de reproducción de canciones para la música de la boda.
• Bajo: Las tareas de baja prioridad son agradables para tener. Las decoraciones son bastante obvias y agradables para una boda. Hacen que las cosas se vean bonitas, pulidas y planificadas, pero no son esenciales para casarse o entretener a los invitados.

La priorización relativa y los niveles de criticidad funcionan mejor cuando los usa juntos. Las tareas críticas se encuentran en la parte superior de la lista de prioridades. Como todas las tareas críticas deben completarse, las prioridades que asigne realmente solo representan el orden en el que planea completarlas. Estas tareas son seguidas por tareas con altos niveles de criticidad, luego medio y al final las de más bajo nivel.

Para tareas altas, medianas y bajas, las prioridades relativas son muy importantes. Imagine que en cualquier momento, después de que se completen las tareas críticas, podría quedarse sin tiempo o dinero. La primera tarea de alta prioridad, entonces, es lo que desea más que cualquier otra cosa en la lista.

Priorización ágil avanzada

Para obtener el máximo valor de la priorización Agile, divida cada tarea pendiente en tareas lo más pequeña posible. Esto ayuda porque una tarea grande puede representar 10 tareas pequeñas, pero esas 10 tareas pequeñas pueden no ser todas igual de importantes.

Algunos ejemplos de dividir tareas grandes en tareas más pequeñas:

• Una gran tarea para un sitio de comercio electrónico es «aceptar pagos». Desglosado en tareas más pequeñas, puede ser «aceptar pagos de Visa», «aceptar pagos de Mastercard», «aceptar pagos de American Express», y así sucesivamente.
• Una gran tarea para una boda es «conseguir ropa para todos en la fiesta de bodas». Desglosado en tareas más pequeñas, eso se convierte en «alquilar esmoquin», «comprar un vestido de novia», «cambiar el vestido de novia», «elegir vestidos de damas de honor», y así sucesivamente.

Vuelvo a mi propia boda como ejemplo: soy una persona bastante frugal, por lo que la idea de pagar varios miles de dólares por un lugar de bodas parecía una locura. Tengo un patio bien ajardinado, y parecía el lugar perfecto para una boda. En lugar de gastar dinero en un lugar, podría gastarlo en mejoras para el hogar y utilizar el plazo de la boda como motivación.

Una de las mejoras para el hogar que comencé, pero que no había terminado cuando creé mi lista priorizada, fue pintar el exterior de mi casa. «Terminar de pintar la casa» era un elemento de mi lista.

Pero cuanto más miraba esa tarea, más me daba cuenta de lo grande que era. Casi no había posibilidad de terminar de pintar la casa y completar todas las otras tareas críticas en la lista antes de la boda.

Así que dividí la tarea en tareas más pequeñas:

La tarea de terminar de pintar el revestimiento y los adornos en el frente de la casa era una prioridad porque estaba medio pintada, y aunque sin duda podría haber gente con una casa medio pintada, sería bastante embarazoso.

Pintar los bordes y los porches, y raspar la pintura de las ventanas, eran solo prioridades medianas. Si bien quería llegar a ellos, eran menos importantes que cosas como contratar el catering y conseguir un vestido.

Pintar el lado izquierdo de la casa, decidí, era en realidad de baja prioridad. Está tan cerca de la casa de mi vecino que no puedes verlo realmente a menos que estés caminando entre las dos casas.

Al desmantelar la tarea, descubrí que una de las tareas de alta prioridad más masivas de mi lista era bastante pequeña cuando me enfocaba en qué cosas específicas eran más importantes.

Finalmente, agregué un estimado de tiempo para cada tarea. Al igual que la mayoría de los proyectos de Agile, estaba trabajando dentro de un marco de tiempo fijo, por lo que una parte importante de la creación de mi plan fue ver lo que podía lograr dentro del tiempo que me quedaba antes de la boda.

Pero incluso más allá de eso, las estimaciones de tiempo pueden ser útiles para establecer prioridades. Por ejemplo, si tiene tres semanas antes de una boda y una sola tarea tomará dos semanas, le da más perspectiva sobre la importancia de la tarea: ¿De verdad voy a renunciar a la música, la comida, las sillas y las decoraciones?¿Puedo terminar de pintar el exterior de la casa?

Realicé el mismo ejercicio para todas las tareas de mi lista. Cuando terminé, los elementos críticos y de alta prioridad en mi lista eran mucho más manejables.

Lista priorizada inicial

Lista final priorizada

Para obtener el mayor beneficio de la priorización ágil, divida cada tarea y haga las tareas más pequeñas posibles. Esto ayuda con la priorización, te permite hacer las cosas más rápido y te hace sentir más realizado. No hay nada como marcar una tarea como completada como para mantenerse motivado en el transcurso de un gran proyecto.

Priorización ágil para trabajo y proyectos personales

La forma más obvia de utilizar la priorización ágil es en el desarrollo de software o web; es la industria para la que se creó todo el enfoque ágil . Pero los principios de Agile se pueden aplicar para hacer más en cualquier industria y trabajo, e incluso en su vida personal.

Aquí hay unos ejemplos:

• Crear una estrategia de marketing. Hay docenas de formas de comercializar un producto y miles de tareas para cada enfoque. Trabaje con su equipo para generar la mayor cantidad de ideas posible, priorice la lista final y complete las tareas en orden de prioridad para mantener a todos enfocados. Además, tome tiempo con regularidad para volver a priorizar según los datos nuevos.
• Comprar una casa. Tienes que encontrar una casa, hacer una oferta, obtener una hipoteca, inspeccionar la casa y obtener un seguro de vivienda. Además de eso, debe empacar su casa existente, donar cualquier cosa que no planea llevar con usted, y tal vez incluso comprar muebles nuevos. Simplifique su lista de tareas y manténgase sano al priorizar.
• Planificar una sesión de entrenamiento. Cree una lista de cosas que es importante cubrir en la sesión de capacitación y agregue niveles de criticidad a cada tema. Durante la sesión de capacitación, disfrute de cierta flexibilidad eliminando los temas de prioridad media y baja. Esto le da tiempo para cubrir cosas que no había considerado que surgen como preguntas durante el entrenamiento.
• Remodelar tu casa. Un proyecto de remodelación de una casa no puede estar limitado por el tiempo, pero ciertamente está limitado por el presupuesto. Use una lista priorizada para factorizar lo que realmente desea y necesita frente a los costos de cada solicitud y su presupuesto general.
• Cumplir sus metas anuales en el trabajo. Divida los objetivos complejos en pequeñas tareas y clasifique esas tareas con los otros elementos de su lista de tareas diarias / semanales. Tendrá que volver a priorizar con frecuencia, pero la lista mantendrá sus objetivos a largo plazo frescos en su mente y lo ayudará a decidir qué tareas son las más importantes para enfocarse.
• Planifique un itinerario de vacaciones. No puedes visitar todas las atracciones turísticas de Roma en una semana, pero definitivamente puedes ver las que más te interesan. Crea una lista de las cosas que quieres hacer al máximo, y usa la priorización relativa para asegurarte de que llegas a tiempo y visita las atracciones que más te entusiasman.

Si desea obtener más ideas, consulte estas dos presentaciones de SlideShare: Agile and Scrum Beyond Software Development y Agile at Home .

Herramientas útiles para la priorización ágil

Si bien no puedes equivocarte con una lista de tareas escritas a mano, es posible que desees algo más fácil de gestionar después de decidir si te gusta el enfoque.

Para una funcionalidad básica, use Hojas de cálculo de Google . Es similar a una lista de tareas escritas a mano, pero tiene la ventaja adicional de permitirle cortar, pegar y agregar filas fácilmente. Esto evita que tenga que volver a escribir su lista completa cada vez que necesita hacer un cambio.

Para obtener aún más funciones, use Trello o LeanKit . Con estos sistemas, puedes:

• Arrastrar y soltar tareas para priorizarlas
• Codificar las tareas con colores para indicar niveles de criticidad
• Agregar fechas de vencimiento
• Compartir la lista con múltiples usuarios
• Enviar notificaciones automáticas cuando una tarea se asigna a un nuevo usuario

Para una funcionalidad realmente avanzada para los equipos que usan más aspectos de ágil que solo la priorización, use VersionOne o CA Agile Central para crear acumulaciones, priorizar, planificar lanzamientos y sprints, agregar estimaciones y facturar horas a las tareas.

Y si está planeando unas vacaciones o priorizando las cosas con su familia en su hogar, también puede seguir el enfoque tradicional de la Nota Post-it . Escriba tareas en notas adhesivas y péguelas en un gráfico en la pared para compartir las prioridades y las tareas pendientes con todos los integrantes de la casa.

Si está estresado o abrumado por una lista demasiado larga de cosas que hacer, tómese el tiempo para priorizarlo usando técnicas ágiles. Le ayudará a concentrarse en lo que es importante, evitar perder tiempo en lo que no lo es y mantenerse motivado para marcar más tareas como completas.

Foto del título por Seamartini a través de Canva